La gestion digitale des notes de frais professionnels acceptée par le SPF Finances

Un ruling récent du Service des décisions anticipées en matières fiscales, une branche du Service Public Fédéral Finances, valide l’utilisation d’une application pour une gestion entièrement numérique des frais de voyages et autres frais professionnels. Les entreprises utilisatrices de cette application sont désormais assurées d’être en règle légalement.

« Jusqu’à présent, les sociétés en Belgique n’étaient pas sûres de pouvoir jeter les pièces justificatives en papier de leurs frais professionnels dont la version numérisée aurait été préalablement introduite dans un système informatique de gestion des dépenses », explique Patrick Billiet, co-CEO de MobileXpense. « Maintenant, les entreprises, les employés, les comptables, les experts-comptables et les conseils fiscaux peuvent dormir à poings fermés. L’analyse du SPF Finances a montré que notre application garantit l’authenticité, la fiabilité et l’impossibilité de modification des rapports et des justificatifs. »

Adieu aux reçus en papier

Si les sociétés remplissent toutes les conditions légales requises concernant les notes de frais et les justificatifs, les reçus en papier peuvent être jetées aux corbeilles. Ces conditions concernent entre autre l’obligation de conserver les reçus lisibles pendant au moins sept ans (que ce soit sous format digital ou papier).

La Belgique restait visiblement à la traîne sur ce sujet. Avec une gestion des notes des frais et de leurs justificatifs en version papier, les sociétés perdent l’occasion de réaliser des économies pourtant faciles.

Fort réduction des coûts de traitement

Selon des recherches menées par Aberdeen Group, les sociétés peuvent économiser jusqu’à 65% sur leurs coûts de traitement des notes de frais, simplement en en digitalisant la gestion. Leurs frais de voyage et autres frais professionnels peuvent également diminuer de 10%, grâce à entre autre une vérification online des politiques de dépenses, plus de transparence de ces dépenses et plus de responsabilisation des employés.

Le ruling donne la sécurité juridique aux utilisateurs Belges car tous les services du SPF Finances doivent le respecter. Le ruling est « une décision par laquelle le SPF Finances détermine comment les lois d’impôts s’appliqueront à une situation ou à une opération bien précise qui n’a pas encore produit d’effets sur le plan fiscal .»

This website is brought to you by Quasargaming.com's online Fruitautomaten games such as Speelautomaten and Gokautomaten.