Passage total et définitif aux chèques-repas électroniques le 1er janvier 2016

Comme annoncé précédemment les chèques-repas papier disparaîtront définitivement à partir du 1er janvier 2016. À cette fin, l’article 19bis de l’arrêté royal du 28 novembre 1969 a été adapté en exécution de la loi ONSS, indique SD Worx. La conversion à compter de janvier 2016 au plus tard suivra le même calendrier que la généralisation de certains scénarios de la déclaration électronique risque social (DRS).

Afin de permettre une adaptation progressive à un système électronique, une phase transitoire est prévue pour 2015. Celle-ci doit permettre de régler la conversion et d’informer toutes les parties complètement et à temps. En 2015, les conditions dérogatoires suivantes seront d’application:

– les chèques-repas sur support papier pourront encore être remis au travailleur jusqu’au 30 septembre 2015 au plus tard ;
– les chèques-repas papier émis en 2015 ne seront valables que jusqu’au 31 décembre 2015.

Cela signifie que les derniers chèques-repas papier pour les prestations fournies en septembre 2015 auront une durée de validité de seulement 3 mois. Le travailleur devra pouvoir disposer d’une carte de chèques-repas électroniques à partir d’octobre 2015 au plus tard.

Chèques-repas exonérés

Les chèques-repas sont un avantage social que l’employeur peut octroyer exonéré de cotisations sociales et de précompte professionnel à ses travailleurs s’il est satisfait à une série de conditions. Ces conditions restent inchangées, seule la possibilité d’un support papier disparaîtra à partir du 1er janvier 2016. Afin de conserver l’avantage social pour le travailleur après septembre 2015, l’employeur doit remplacer les chèques-repas papier à partir d’octobre 2015 au plus tard par une carte électronique (liée au compte chèques-repas du travailleur sur lequel le montant mensuel sera crédité), mise à disposition via un fournisseur agréé. Pour pouvoir octroyer des chèques-repas exonérés de cotisations ONSS et de PP, il est requis que leur octroi soit réglé dans une convention collective de travail au niveau du secteur ou de l’entreprise (ou éventuellement via une convention individuelle écrite). L’introduction de chèques-repas électroniques ou le passage aux chèques-repas électroniques devra donc aussi être réglé par la même voie.

Le choix va disparaître

Depuis 2011, la possibilité existe pour les employeurs et les travailleurs d’accorder les chèques-repas sous forme électronique. Cette option a été introduite en vue d’une simplification administrative pour les employeurs, les travailleurs et les commerçants, ainsi que d’une diminution des coûts. Pourtant, le chèque-repas papier a continué d’exister. Les évaluations réalisées montrent que la coexistence des chèques-repas sur papier et sous forme électronique entraîne une multiplication des charges administratives pour les commerçants et les employeurs. De plus, il s’avère que la réversibilité du choix pour les chèques-repas électroniques constitue un frein au développement du système. À la demande des partenaires sociaux, on opte pour une généralisation des chèques-repas électroniques et l’abandon du système du choix de 2011. Ainsi, le système pourra fonctionner de manière optimale et donnera lieu à une plus grande sécurité juridique.

Avantages pour toutes les parties

Les employeurs n’auront plus de manipulation, ni contrôle, ni distribution des chèques-repas. Il n’y aura plus de risques d’erreurs ou de pertes lors de la distribution. Pour les travailleurs, le système électronique est plus facile, d’utilisation plus rapide et plus sûre, présente moins de risques de perte ou de vol et offre une garantie contre les chèques-repas inutilisables. Pour les commerçants, le système électronique supprime les manipulations et les comptages de chèques-repas papier, limite les erreurs et les files aux caisses et raccourcit le délai de remboursement.

Suivi par le CNT

Le CNT suivra de près l’évolution de l’utilisation des chèques-repas électroniques via un monitoring trimestriel sur la base des données chiffrées que les émetteurs devront fournir au CNT. Dans le cadre de cette mission, une plus grande transparence au niveau des tarifs pratiqués par les émetteurs est également souhaitable.

Conséquences pour l’employeur

Les employeurs qui octroient encore des chèques-repas papier exonérés de cotisations ONSS et de PP à leurs travailleurs doivent se préparer à leur suppression définitive. Les CCT au niveau de l’entreprise ou conventions individuelles écrites ainsi que le règlement du travail doivent être adaptés en fonction du passage aux chèques-repas électroniques à partir d’un moment donné. Les chèques-repas papier pourront être remis aux travailleurs jusqu’à fin septembre 2015 au plus tard. Tous les chèques-repas émis dans le courant de 2015 seront au maximum valables jusqu’au 31 décembre 2015 au plus tard. À partir d’octobre 2015, il faudra obligatoirement travailler avec une carte électronique sur laquelle la valeur des chèques sera créditée chaque mois. Ce sera la seule manière d’octroyer des chèques-repas exonérés de cotisations ONSS et de PP à partir d’octobre 2015.

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