Pas moins de cinq services publics fédéraux réunis dans une grande organisation de soutien. Le design souhaité par le gouvernement va désormais être mis en oeuvre. Le nouveau SPF Stratégie et Appui va intégrer les services du SPF Personnel et Organisation, du SPF Budget et Contrôle de gestion, Fedict, Selor et Empreva. Cette initiative de redesign organisationnel regroupe les services dits support au sein d’une seule entité. Les fonctions de direction et de management seront fortement impactées par cette refonte des services concernés.

Par communiqué, les services du ministre de la fonction publique Steven Vandeput expliquent: « La création du SPF Stratégie et Appui est une étape importante dans la redéfinition du paysage fédéral et probablement LA réalisation la plus concrète dans le redesign. Sur le plan politique, il s’agit d’un projet unique et sans précédent pour les cinq organisations relevant de la compétence de trois partis politiques différents. Les ministres compétents, le Ministre Vandeput, De Croo et Wilmès dirigeront de manière collégiale la nouvelle organisation. »

« Les cinq organisations qui fusionnent en une nouvelle organisation ont un objectif commun : soutenir les autres services publics fédéraux. La fusion en une seule grande organisation de soutien est donc une étape logique. En les fusionnant, ils peuvent soutenir plus efficacement et garantir une meilleure prestation de service. Après tout, au plus les organisations fédérales sont soutenues, au plus ils peuvent se concentrer sur leur coeur de métier. Pour répondre plus rapidement, plus efficacement et de manière plus ciblée aux demandes des clients, il semble logique que nous rassemblions les gens et les compétences dans une unique organisation et ce, en un seul endroit. »

La nouvelle organisation fournira un soutien dans divers domaines allant de la transformation digitale, la gestion du personnel, ainsi que les achats et le budget. Le dénominateur commun dans l’organisation devient une culture de service et tendre en permanence vers l’optimalisation de la prestation de service à la clientèle.

Coopération et centralisation

La coopération et la centralisation des services est au centre de cette nouvelle organisation.
Pour les organisations fédérales qui sont au sein du SPF Stratégie et Appui, sont créés entre autres 3 centres de service :
– PersoPoint, agissant comme secrétariat social central pour le gouvernement et l’administration des salaires, reprend la relève pour les divers services publics fédéraux
– Recrutement et Développement responsable de la gestion de la carrière (du début jusqu’à la fin) de l’ensemble des fonctionnaires, pour ses organisations clientes
– Comptable fédéral / Procurement qui peut évoluer à terme vers un bureau central d’expertise comptable

Vient aussi un Bureau Transformation Digitale. Ce sera, au sein du gouvernement fédéral, l’organisme stratégique responsable de la transformation digitale. Le Bureau Transformation Digitale sera un centre d’excellence et d’innovation dans le domaine des nouvelles technologies digitales et de l’exploitation de données. Le Bureau Transformation Digitale aura une forte orientation front-end.

Meilleure gestion budgétaire des services fédéraux
La fusion du Service Macrobudgétaire avec le Service Elaboration du Budget et le Service Déontologie a pour objectif une meilleure gestion budgétaire des services fédéraux grâce aux nouvelles synergies et à la mise en oeuvre des processus qui mèneront à la certification des comptes des institutions fédérales par la Cour des Comptes à partir du 1er janvier 2020.
La fusion d’e-procurement avec Fedcom annonce une nouvelle étape de la modernisation des services publics. L’intégration de ces deux services au sein d’une même direction générale est le premier pas vers un échange accru d’informations entre les bases de données des deux applications informatiques qui débouchera sur une simplification administrative grâce à la digitalisation de tout le processus d’achat (publication du cahier spécial des charges, attribution, bon de commande, bon de réception, imputation comptable et le paiement des factures grâce à e-invoicing).

Quels sont les changements concrets ?
A partir du 1er mars 2017, les 5 organisations mentionnées ci-dessus deviendront le SPF Stratégie et Appui. Cette centralisation des services se reflètera également dans la structure organisationnelle de celui-ci : il y aura 1 accueil, disponible via 1 numéro unique, 1 service du personnel, 1 service IT, 1 service de comptabilité, 1 service de traduction, 1 service de communication et 1 service logistique. Le personnel déménagera, par phases, vers 1 seul lieu (WTC III). L’organisation comptera, à ses débuts, 662 collaborateurs équivalent temps plein. Etant entendu que les services de support des différentes organisations seront réunis, il y aura une diminution du nombre de managers (7 au lieu de 12) et le Comité de Direction de la nouvelle organisation sera réduit de 42%.

Le personnel des organisations concernées a pu participer et s’impliquer dans ce trajet de changement au travers de groupes de travail. La semaine prochaine, ils participeront à un roadshow où tous les changements leur seront expliqués en détail. Mi-janvier une réception commune pour le nouvel an sera organisée et un évènement kick-off le sera en février.

Information sur le redesign du secteur public
Le programme de redesign, qui a été décidé au sein du Conseil des Ministres du 3 juillet 2015, est un projet de changement ayant pour but d’augmenter l’efficacité du secteur public et d’améliorer les services rendus aux citoyens et entreprises.
Une première phase identifia 6 trajets ayant comme dénominateurs communs :
– Transversalité : les trajets ont comme but des changements qui dépassent une seule organisation.
– Approche ascendante : les initiatives et propositions sont soumises par l’administration et non par le politique.
– Collaboration : les organisations qui exécutent des tâches similaires sont encouragées à travailler ensemble et à créer des économies d’échelle.
– Centralisation : réunir les tâches et processus actuellement répartis vers le lieu les plus approprié à savoir là où se situent les compétences.
– Une gouvernance commune avec un répartition claire des rôles pour le niveau politique et l’administration.

Les 6 trajets initialement débutés sont :
1. Les achats fédéraux coordonnés de façon centralisée
2. La perception des recettes publiques
3. La gestion des actifs immobiliers du gouvernement
4. L’excellence opérationnelle dans le domaine de la Sécurité
5. L’excellence opérationnelle dans le domaine de la Santé
6. L’intégration des processus de service au sein des SPF verticaux et d’autres services publics fédéraux (intégration horizontale) = création du SPF Stratégie et Appui
Chacun de ces trajets a été individuellement sponsorisés par un ministre de tutelle.
Ces 6 trajets fonctionnaient comme “projets pilotes” et ont été complétés par 2 trajets supplémentaires.
7. L’excellence opérationnelle dans le domaine des services d’étude fédéraux
8. Transformation numérique du gouvernement

Déclaration de la Ministre du Budget, Sophie WILMES :
« Je salue ce premier effet concret du redesign. La bonne gouvernance et le professionnalisme sont des piliers essentiels du bon fonctionnement d’une administration. Je me réjouis de constater que les activités de soutien et de conseil auront désormais la taille critique nécessaire à l’accomplissement optimal de leur mission. Assurer une efficience accrue des administrations fédérales et offrir un meilleur service aux citoyens est un objectif fondamental de la fonction publique. Il en résultera indéniablement un gain d’efficience pour les entreprises, pour les PME et bien entendu pour les services publics. La réforme permettra aussi, en interne, d’offrir un meilleur service à l’ensemble des institutions et des administrations ainsi qu’au gouvernement. »

Déclaration du Ministre de la Fonction Publique Steven Vandeput:
« Je suis particulièrement fier de la décision prise aujourd’hui par le gouvernement de créer le SPF Stratégie et Appui. C’est un changement sans précédent du paysage fédéral et le fruit d’une collaboration unique au sein du gouvernement. C’est aussi un premier pas visible après tout le travail réalisé en coulisses. Je citerai quelques exemples : la création du Service fédéral d’audit interne qui centralisera les différents services d’audit des institutions fédérales, la mise en place du statut de lanceur d’alerte, la création de Persopoint qui reprend l’ensemble de l’administration du personnel des différents départements, la création d’un centre d’accompagnement de carrières qui gérera l’ensemble de la carrière des fonctionnaires, du recrutement à l’entrée en fonction, ou encore la coordination centrale des achats fédéraux qui nous permettra de savoir ce qui est acheté, où et en quelle quantité. Grâce à cette centralisation, nous disposerons enfin des chiffres dont nous avons besoin pour pouvoir mener une politique de bonne gouvernance. Non seulement nous regroupons plusieurs départements en un grand organisme de soutien, mais nous offrons également davantage de services centraux. Cela nous permet d’aider les institutions fédérales à se concentrer sur leurs métiers de base. »

Déclaration du Ministre de l’Agenda Digitale, Telecom et Poste Alexander De Croo:
« Le nouveau Digital Transformation Office est appelé à devenir le pivot de la digitalisation des services publics fédéraux. Le numérique est la nouvelle norme, y compris pour les pouvoirs publics. Le Digital Transformation Office jouera un rôle stratégique dans la transformation numérique de l’administration fédérale. Il sera un centre d’excellence qui insufflera l’innovation digitale au sein des services fédéraux et leur permettra de réussir leur transformation vers une prestation de services digitalisés. Le Digital Transformation Office sera orienté « front-end » : il sera axé sur les besoins des utilisateurs et sur l’accès aux prestations de services numériques. »